JAMBI - Kepala kantor wilayah Kementerian hukum dan ham jambi elly yzar memimpin kegiatan pemusnahan arsip kolektid di lapangan upacara, Senin (02/12/2024). Kegiatan ini dilaksanakan untuk mengurangi volume arsip yang tidak lagi memiliki nilai guna, sehingga memudahkan pencarian arsip penting dan menyediakan ruang untuk arsip baru yang lebih relevan. Acara yang dihadiri oleh perwakilan dari Biro Umum Sekretaris Jenderal Kementerian Hukum dan HAM RI, Inspektur Jenderal Kementerian Hukum dan HAM RI dan Biro Humas, Hukum dan Kerjasama Kementerian Hukum dan HAM RI sebagai saksi, juga dihadiri oleh Para Kepala Unit Pelaksana teknis di lingkungan Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Jambi serta Para Pejabat Administrator.
Guna mengupayakan pengelolaan dan penataan arsip di lingkungan Kantor Wilayah Kemenkumham Jambi, menurut Elly yuzar, perlu dilakukan langkah penting guna menjaga efektivitas pengelolaan arsip, sesuai dengan kebijakan kearsipan, Dimana dokumen yang sudah bisa dimusnahkan, hanya diberlakukan bagi dokumen yang status kearsipannya telah habis masa retensinya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan telah pula dilakukan digitalisasi.
Pada kesempatan kali ini, proses pemusnahan arsip kolektif tidak hanya dilakukan bagi Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Jambi saja, melainkan ke 9 (Sembilan) UPT di wilayah Kerja Kanwil Kemenkumham Jambi turut serta. Kesembilan UPT tersebut diantaranya Lapas Jambi, Rupbasan Jambi, LPKA Muara Bulian, LP Muara Bulian, LPP Jambi, LP Sarolangun, LP Tebo, Rutan Kerinci, dan Kanim Kuala Tungkal.
kegiatan diawali dengan penyampaian laporan pelaksanaan kegiatan oleh Kepala Bagian Umum, Amat Djoemadi dan dilanjutkan penyampaian sambutan oleh Kepala Kantor Wilayah. memasuki acara selanjutnya, seluruh Kepala UPT dan Kepala Kantor Wilayah di dampingi oleh Arsiparis pada Kanwil Kemenkumham Jambi melakukan Penandatangan Berita Acara Pemusnahan Arsip yang disaksikan oleh perwakilan dari Biro Umum, Inspektorat Jenderal dan Biro Hukerma Kemenkumham RI.
“Pemusnahan arsip diperlukan agar tidak terjadi penumpukan di depo arsip, sehingga proses pencarian data dapat dilakukan lebih cepat dan efisien. Kegiatan ini juga bagian dari tanggung jawab kita untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan data,” ujarnya.
Pemusnahan arsip dilakukan secara simbolis sebagai bentuk komitmen dalam menjaga integritas data di lingkungan pemasyarakatan.
Diharapkan, kegiatan pemusnahan arsip ini menjadi langkah awal untuk mendorong pengelolaan arsip yang lebih efektif dan terstruktur di lingkungan Kemenkumham Jambi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. (Red : YE)
